Esse modelo é pra quem está organizando as primeiras excursões ou faz poucas viagens por ano: os campos que a lei e o hotel exigem, com o porquê de cada um, a diferença entre lista de passageiros, lista DAER (a lista de embarque que a fiscalização de transporte do RS exige no fretamento turístico) e roomlist (a lista de quartos que o hotel pede, com o nome de cada hóspede), um exemplo preenchido linha por linha e os erros que custam caro. O CSV baixa direto, sem pedir e-mail.
O modelo daqui é grátis de verdade: sem cadastro, sem e-mail, sem marca d'água, com os campos que o fretamento e o hotel cobram. Ela dá conta de uma operação enxuta com sobra. O que ela não dá conta é de escala, e isso não é defeito dela: é outro momento da sua agência. Vale saber em qual dos dois você está hoje.
A planilha coloca a primeira excursão num lugar só: quem embarca, em que poltrona, o que pagou, onde dorme. Começar com os campos certos evita aprender multa e quarto vago na prática, e o modelo aqui já vem com eles.
Uma, duas excursões, você mesmo vende e acompanha cada passageiro: planilha bem montada acompanha tranquilo. Não há nada de amadorismo em escolher o formato certo para esse volume.
Quando mais de uma pessoa vende ao mesmo tempo, o lugar vendido duas vezes, as versões diferentes do mesmo arquivo e a cobrança que ninguém lembra de fazer aparecem juntos. Aí a resposta é sistema: dado sempre atualizado pra toda a equipe, mapa de poltronas travado na venda, cobrança na tela e documentos prontos. Conheça o OnWay.
Se hoje é o seu momento de planilha, baixe sem peso na consciência: ela resolve o que promete. Quando a operação crescer e o arquivo começar a apertar, veja como o OnWay funciona e decida com calma.
Cada coluna abaixo resolve um problema real de operação, de documento recusado no embarque a quarto vago na frente do recepcionista. É a lista mínima: se um campo daqui não existe na sua planilha, ele vira papel solto, mensagem no grupo do WhatsApp ou coisa que ninguém anota.
| Campo | Por que não pode faltar |
|---|---|
| Nome completo, igual ao documento | No fretamento do RS, anote o nome exatamente como está no documento de identificação (art. 21, II, f da Resolução DAER 8.263/2024). E no hotel, nome escrito diferente do RG conta como outra pessoa na conferência do check-in. |
| Documento com número (RG ou CPF) | A lista de embarque pede nome e número do documento juntos. Troca de passageiro de última hora também exige número do documento anotado (art. 22, parágrafo 1º). |
| Telefone com DDD | É o canal para avisar troca de quarto, chegada atrasada ou mudança de horário. Telefone sem DDD ou com dígito faltando não serve para nada na hora do aperto. |
| Data de nascimento | É o que identifica menor de idade (que viaja com responsável e regras próprias) e criança de colo. De quebra, alimenta a tabela de aniversariantes da viagem. |
| Ponto de embarque | Ônibus que passa em mais de uma cidade embarca gente em mais de um lugar. Sem essa coluna, passageiro espera no ponto errado e o guia descobre na saída. |
| Poltrona | Poltrona que fica só na cabeça do vendedor gera lugar vendido duas vezes. Uma coluna de poltrona, um passageiro por número, sem repetir. |
| Valor combinado, pago e saldo | Três colunas: quanto a pessoa deve no total, quanto já pagou e quanto falta. O saldo por fórmula evita a conta de cabeça no dia do fechamento e mostra quem cobrar. |
| Quarto e com quem divide | É a ponte entre a planilha de excursão e a roomlist do hotel. Quem divide quarto com quem, decidido antes da chegada, não na recepção. |
| Restrição alimentar e alergia | O restaurante do hotel planeja os buffets pelas dietas informadas na lista. Restrição contada só no check-in chega atrasada para a cozinha. |
| Contato de emergência | Para idoso, menor ou passageiro que depende de alguém, é o número que você liga quando algo acontece na estrada e o próprio passageiro não resolve. |
| Quem indicou | É a única forma de saber o que realmente traz gente nova. Sem essa coluna, você paga comissão e promoção sem saber de onde vem o cliente. |
| Observações e pedidos especiais | Campo livre para acessibilidade, mobilidade reduzida, medicamento de geladeira, aniversário no dia da viagem. O que não tem coluna própria mora aqui, contanto que alguém leia depois. |
No modelo para baixar nesta página, cada um desses campos tem lugar: nome, documento, telefone, nascimento, ponto de embarque, poltrona, valores, quarto e quem indicou são colunas próprias; o que não tem coluna dedicada, como restrição alimentar e contato de emergência, mora em Observações. O arquivo ainda abre com o cabeçalho da viagem (saída, retorno, valor do pacote, vagas) na primeira linha.
Organizador confunde as três e descobre na véspera que entregou a lista errada. Cada uma tem destinatário, prazo e consequência de erro diferentes.
| Lista de passageiros (a sua) | Lista DAER | Roomlist | |
|---|---|---|---|
| O que é | O controle interno da excursão: quem está na viagem, em que poltrona, o que pagou e onde embarca. | Documento oficial do fretamento turístico no RS: a lista de embarque emitida no sistema do próprio DAER (o STC). Faz parte da licença de turismo. | A lista de hospedagem enviada ao hotel: quem fica em qual quarto, em qual tipo de quarto e com quem divide. |
| Quem exige | Você mesmo. Sem ela, a operação roda na memória e em papel solto. | O DAER, no fretamento de viagem dentro do Rio Grande do Sul. Viagem interestadual segue a regra da ANTT. | O hotel, principalmente em grupo a partir de uns 10 quartos. |
| Prazo | Viva: começa na primeira venda e acompanha a viagem até o retorno. | Emitida com pelo menos 8 horas de antecedência da partida (art. 21, I). Depois de finalizada no sistema, não pode mais ser alterada. | Enviada até o prazo do contrato, normalmente 7 a 14 dias antes da chegada. Atraso arrisca perder quartos do bloco. |
| Campos-chave | Passageiro, documento, telefone, nascimento, ponto de embarque, poltrona, valores e saldo. | Nome conforme o documento com número, incluindo menores de 5 anos, além de dados da empresa, do veículo, da viagem, do contratante e da nota fiscal. | Nome como no documento, tipo de quarto (single a quíntuplo), datas e noites, ocupantes por quarto em linhas separadas, pedidos especiais e combinado de cobrança. |
| Erro que dói | Poltrona vendida duas vezes ou cobrança esquecida: aparecem no embarque e no fechamento. | Lista diferente dos embarcados: multa de 100 UPF-RS (art. 48, V, g) e apreensão do veículo quando a diferença é total (art. 50, III e IV). | Hóspede duplicado ou faltante: quarto a mais na conta ou hóspede sem quarto na recepção. |
A boa notícia: as três saem da mesma base de dados. A planilha de excursão é a fonte; a lista DAER e a roomlist são recortes dela. A ruim: em planilha, cada recorte é redigitado na mão, e é aí que os nomes divergem.
A planilha não é um formulário que se preenche uma vez e vai para o arquivo: ela é a fonte de onde saem a lista DAER, a roomlist e o mapa do ônibus. Passageiro desiste, quarto muda, nome se corrige, gente entra na última hora. Cada cópia antiga dessas informações que continua circulando é um problema esperando a estrada.
É o mesmo nome que passa por três balcões: no embarque do ônibus, no check-in do hotel e, quando a viagem cruza fronteira, no documento apresentado. A lista DAER exige o nome exatamente como no documento de identificação, com o número, incluindo menores de 5 anos (art. 21, II, f da Resolução 8.263/2024). E a orientação de hotelaria é registrar o nome legal completo exatamente como consta no documento, justamente para evitar disputa de check-in (tradução livre do guia da EventHotelStay, consulta em 02/11/2026).
Idoso, menor, passageiro que depende de alguém: é o número que você liga quando algo acontece na estrada e o próprio passageiro não resolve. Os guias de roomlist de hotelaria incluem contato de emergência disponível 24 horas na própria lista (HotelSmarters, consulta em 02/11/2026). Dado que só existe na cabeça do vendedor não é contato de emergência.
A cozinha e o banquete do hotel planejam as refeições do grupo pelas dietas informadas na lista. Restrição contada só no check-in chega atrasada para a cozinha, e alergia descoberta na fila do buffet é problema de saúde, não de atendimento.
Bolo e segurança, na mesma coluna. A data de nascimento é o que identifica menor de idade e criança de colo (com regras próprias de lista e de capacidade no fretamento, art. 29 da Resolução 8.263/2024). E quando o aniversário cai dentro do período da viagem, um bolo na janta do grupo custa pouco e vale anos de fidelidade.
Cada quarto da roomlist precisa de um titular, um nome responsável pelo quarto, e dos ocupantes em linhas separadas com o mesmo número. Quarto sem titular ou com ocupantes incompletos cria ambiguidade que os guias de hotelaria associam a cobrança em dobro e erro de alocação (tradução livre do guia da EventHotelStay, consulta em 02/11/2026).
Dado atualizado sem alguém que feche cada versão vira dado velho de novo: a orientação de hotelaria é enviar cada revisão por escrito e datada, para que o hotel saiba qual versão vale (tradução livre do modelo da roomMaster, consulta em 02/11/2026). Atualização combinada por telefone não existe para o hotel.
A recepção do hotel trabalha com a roomlist enviada dentro do prazo, não com a versão corrigida na véspera no seu notebook. O cenário se monta assim: o hóspede que trocou de quarto não consta na lista do hotel e fica sem lugar na chegada; o nome escrito diferente do documento conta como outra pessoa e o check-in é negado até resolver na recepção, com o grupo inteiro esperando; e quando existem várias versões da lista circulando por e-mail, ninguém sabe qual vale. No ônibus, o mesmo dado velho custa mais caro: passageiro cujo nome não consta da lista pode ter o embarque recusado (art. 37 da Resolução 8.263/2024), lista diferente dos embarcados gera multa de 100 UPF-RS (art. 48, V, g) e, quando a diferença é total, apreensão do veículo (art. 50, III e IV).
Cenário composto a partir das consequências documentadas na Resolução DAER 8.263/2024 e nos guias de roomlist de hotelaria (EventHotelStay, HotelSmarters, roomMaster e EventProgrammer), consultados em 02/11/2026. Não é um relato real: a base de pesquisa não traz caso nominal de autuação nem de hóspede sem quarto em excursão, e cada consequência acima vem da fonte que a documenta.
Manter o dado fresco em planilha é possível e o modelo daqui ajuda: um arquivo só, uma pessoa responsável por fechar cada versão, envio ao hotel por escrito e datado, conferência linha a linha com a lista devolvida enquanto os erros ainda são baratos de corrigir (tradução livre, EventProgrammer). O que a planilha não consegue é se atualizar sozinha para todo mundo que precisa ver. Quando mais de uma pessoa vende, aloca quarto e responde o passageiro ao mesmo tempo, o lugar da planilha é ocupado por um sistema: no OnWay, o dado do passageiro fica sempre atualizado para toda a equipe no mesmo lugar, o mapa de poltronas bloqueia o lugar no instante da venda, a cobrança em aberto aparece na tela sem fórmula e a lista de documentos sai pronta. Veja como o OnWay funciona.
Manda um WhatsApp pra gente: em uma conversa curta você vê o OnWay com as suas viagens, com o dado do passageiro sempre atualizado para toda a equipe, mapa de poltronas travado na venda, cobrança em aberto na tela e documentos prontos, sem redigitar nada.
Quero conhecer o OnWayNenhum deles é falta de competência: são falhas de formato que se repetem em toda agência que controla excursão em planilha.
Na fiscalização, lista que não corresponde aos embarcados dá multa de 100 UPF-RS (art. 48, V, g). No hotel, nome divergente do RG trava o check-in.
Acima do limite de trocas de passageiro, o veículo é multado e retido (art. 22, parágrafo 2º). Passageiro sem nome na lista pode ter o embarque recusado.
Menos de 8 horas antes da partida: multa de 40 UPF-RS (art. 48, IV, f). E a lista finalizada no sistema não abre para edição.
Se o ônibus volta com lista diferente da que abriu a viagem, multa de 100 UPF-RS (art. 48, V, p). Quem desistiu no destino precisa estar resolvido antes.
Sem trava em tempo real, duas pessoas confirmam o mesmo lugar em janelas diferentes do dia. Só descobre no embarque, com o ônibus na porta.
Coluna de documento como número perde o zero inicial e vira notação científica. O CPF existe, mas a conferência acusa erro num dado que estava certo.
Edição simultânea na planilha: quem salva por último apaga o trabalho do outro, sem aviso. Em rede compartilhada é silencioso.
A mesma pessoa em duas linhas vira quarto em dobro ou cobrança em dobro no fechamento do hotel.
Passageiro que viajou três vezes com você é digitado de novo a cada excursão. O histórico dele se perde entre um arquivo e outro.
A planilha precisa entregar informação no formato que quem recebe trabalha, não no que sobrou da sua.
O hotel importa a roomlist no sistema dele. Coloque os hóspedes do mesmo quarto em linhas separadas com o mesmo número, com o nome como está no documento.
Single (um hóspede), duplo, triplo, quíntuplo (cinco hóspedes), check-in e check-out. Contagem de noites errada muda o total da conta do grupo inteiro.
Acessibilidade, dieta, berço, chegada tardia: precisam estar na lista enviada, porque cozinha, governança (a equipe dos quartos) e recepção planejam a partir dela.
Sem célula mesclada, sem informação só por cor, sem várias abas. Arquivo assim é descartado ou redigitado pelo hotel, na mão e com erro.
No fretamento do RS, a lista é emitida no sistema do DAER (STC) com antecedência mínima de 8 horas, com o nome exatamente como no documento e com o número, incluindo menores de 5 anos.
Antes da viagem: até 4 substituições em veículo com mais de 20 passageiros, até 2 nos demais, com nome completo e documento anotados na própria lista.
Em viagem interestadual vale a regra da ANTT para fretamento, com lista assinada pelo representante legal de quem contratou o frete e limites próprios de alteração antes do início da viagem.
Dados fictícios de uma excursão de 2 dias para Gramado, no formato exato do modelo para baixar. A coluna Saldo é fórmula (valor combinado menos pago até agora) e a Situação também se calcula sozinha: quitado, parcial ou em aberto.
Cabeçalho do arquivo: VIAGEM: Gramado e Canela (2 dias) · SAÍDA: 05/12/2026 07:00 · RETORNO: 06/12/2026 21:00 · VALOR DO PACOTE: R$ 1.890 · VAGAS: 44
| # | Passageiro | Telefone | Documento (RG/CPF) | Nascimento | Ponto de embarque | Poltrona | Valor combinado | Entrada | Pago até agora | Saldo | Situação | Quarto / com quem | Quem indicou | Observações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ana Paula Ribeiro | (51) 99812-3344 | RG 1.234.567-8 | 12/03/1979 | Rodoviária de POA, plataforma 3 | 12 | 1.890,00 | 400,00 | 1.890,00 | 0,00 | Quitado | 201, duplo com Marina | Carlos Menezes | Vegetariana |
| 2 | Marina Ferraz | (51) 99711-2020 | CPF 111.222.333-44 | 08/07/1985 | Rodoviária de POA, plataforma 3 | 13 | 1.890,00 | 400,00 | 1.400,00 | 490,00 | Parcial | 201, duplo com Ana Paula | Site da agência | Cobrar saldo até 28/11 |
| 3 | Jorge Almeida | (55) 99123-4567 | RG 3.456.789-0 | 21/09/1968 | Canoas, em frente à igreja matriz | 20 | 1.890,00 | 0,00 | 945,00 | 945,00 | Parcial | 202, duplo com Beatriz | Beatriz Almeida | Precisa poltrona janela |
| 4 | Beatriz Almeida (14 anos) | (55) 99123-4567 | RG 4.567.890-1 | 30/01/2012 | Canoas, em frente à igreja matriz | 21 | 1.690,00 | 0,00 | 1.690,00 | 0,00 | Quitado | 202, com o pai (responsável) | Menor: viaja com Jorge Almeida, RG 3.456.789-0 | |
| 5 | Rosa Menegatti | (54) 98877-6655 | CPF 987.654.321-00 | 06/12/1951 | Novo Hamburgo, terminal central | 05 | 1.890,00 | 400,00 | 0,00 | 1.890,00 | Em aberto | 205, single | Carlos Menezes | Entrada combinada para 03/11, ainda não caiu. Aniversário no dia 06/12 |
Repare na linha 5: a entrada foi combinada mas o pagamento não apareceu. É exatamente a cobrança que ninguém lembra, e ela está visível na coluna Situação sem ninguém abrir a aba de somas. E o aniversário em 06/12, dia do retorno, está anotado na própria linha: é a coluna de nascimento trabalhando duas vezes, uma para a segurança (identificar perfil do passageiro) e outra para o bolo. As colunas de documento, telefone e poltrona ficam formatadas como texto no modelo, para o Excel não comer o zero do CPF nem transformar número em notação científica.
Cada exigência da página está na coluna do modelo. E, com a mesma honestidade, o sinal de que a operação já pede sistema.
| Exigência | Onde está no modelo (CSV) | Quando a planilha para |
|---|---|---|
| Nome igual ao documento, com número | Colunas Passageiro e Documento (RG/CPF), uma linha por pessoa. | Quando a mesma pessoa é digitada de novo a cada viagem e o nome diverge entre excursões. No sistema, o cadastro do passageiro é único. |
| Contato e emergência | Coluna Telefone; contato de emergência e casos individuais entram em Observações. | Quando ninguém lembra de olhar a coluna na estrada. No sistema, o dado viaja com o passageiro na tela da viagem. |
| Poltrona única por passageiro | Coluna Poltrona, um número por linha. | Quando duas pessoas vendem ao mesmo tempo e a planilha não trava o lugar. No sistema, a poltrona sai do mapa no momento da venda. |
| Pagamento e saldo por passageiro | Valor combinado, Entrada, Pago até agora, Saldo (fórmula) e Situação (quitado, parcial ou em aberto). | Quando a cobrança depende de alguém abrir o arquivo e lembrar. No sistema, o que falta cobrar aparece na tela da viagem, sem fórmula. |
| Quem divide quarto com quem | Coluna Quarto / com quem, que alimenta a roomlist enviada ao hotel. | Quando a roomlist é redigitada em outro arquivo e os nomes divergem. No sistema, a roomlist sai pronta da viagem. |
| Lista DAER | Colunas Passageiro, Documento e Nascimento são a matéria-prima; a lista em si é emitida no sistema do DAER. | Quando é preciso redigitar tudo no sistema do DAER respeitando o prazo mínimo de 8 horas antes da partida. No sistema, a lista sai pronta sem digitar de novo. |
| Origem do cliente | Coluna Quem indicou. | Quando a indicação vira promessa e não dá para saber o que traz gente nova. No sistema, o histórico do cliente mostra de onde ele veio. |
Se a coluna da esquerda ainda descreve o seu dia a dia, o modelo é seu e é grátis: Baixar o CSV
Se a coluna da direita começou a descrever, os próximos passos estão aqui: planilha de roomlist, planilha da lista DAER, controle de quartos e o kit do organizador com tudo junto. E para quem já opera em outra escala, o OnWay está a uma conversa de distância.
Sem cadastro, sem e-mail: um CSV que abre no Excel e no Google Sheets, com os campos e fórmulas prontos, feito pra quem está começando ou faz poucas viagens. E no dia em que a operação crescer, o próximo passo está a uma conversa de distância.
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