Planilha de controle de excursão: modelo grátis

Direto ao ponto

O que uma planilha de controle de excursão precisa ter

Uma planilha de excursão que funciona de verdade tem pelo menos cinco abas: passageiros (nome, contato, documento), pagamentos (quem pagou o quê, quando, quanto falta), poltronas (o mapa do ônibus, um nome por lugar), custos (o que a operação gasta com ônibus, hotel, guia e seguro) e fechamento (quanto entrou, quanto saiu, qual sobrou de margem naquela viagem).

Isso resolve bem enquanto é uma pessoa cuidando de uma excursão de cada vez. O modelo que você baixa nesta página já vem com essas cinco abas montadas, com fórmula de saldo devedor por passageiro e contagem de poltronas ocupadas.

O problema raramente é a planilha em si, muita agência boa roda anos assim. É o momento em que mais de uma pessoa mexe nela ao mesmo tempo, ou quando três, quatro excursões rodam juntas na mesma semana. É sobre esse momento que a segunda parte desta página fala.

Pra comparar

O que substitui a aba de pendências

Numa planilha, saber quem ainda deve ou quem está sem documento válido é abrir e conferir linha por linha. No OnWay essa conferência já vem pronta na tela da viagem.

Painel da viagem

Cobrança em aberto e documento pendente, já separados

A tela de cada viagem mostra ocupação, valor recebido e o que falta cobrar sem somar nada à mão. As pendências, quem deve e quem está sem documento válido, aparecem destacadas, com atalho pra resolver na hora.

Lotação e valor recebido atualizados, sem fórmula pra manter
Pendências de cobrança e de documento juntas num só lugar
Atalhos pra adicionar passageiro, registrar pagamento e custo

Detalhe da viagem

Painel de uma viagem no OnWay mostrando lotação, valor recebido, pendências de cobrança e de documento com atalho para resolver cada uma

Quero ver isso na minha agência

Passo a passo

Como montar sua planilha de excursão

Se você vai começar do zero (ou ajustar a que já tem), essa é a ordem que funciona.

1Aba de passageirosNome completo, telefone, CPF e data de nascimento. Uma linha por pessoa, sem misturar viagens diferentes na mesma aba.

2Aba de poltronasUma grade com o número de cada poltrona e o nome de quem ocupa. Trave a célula assim que a venda for confirmada.

3Aba de pagamentosValor total, parcelas, datas e uma coluna de saldo devedor calculada por fórmula, ligada ao nome do passageiro.

4Aba de custosÔnibus, hotel, guia, seguro, pedágio. Cada gasto com data e categoria, pra saber onde o dinheiro da viagem está indo.

5Aba de fechamentoSoma o que entrou nos pagamentos, subtrai os custos e mostra a margem real daquela excursão, viagem por viagem.

A parte honesta

Onde a planilha para de dar conta

Não é falta de organização, é o formato que chega no limite. São os mesmos seis pontos, em praticamente toda agência que cresce.

Duas pessoas, uma planilha

Financeiro e vendedor abrem o mesmo arquivo ao mesmo tempo. Um salva por cima do outro, sem avisar.

A mesma poltrona, duas vendas

Sem trava em tempo real, duas pessoas confirmam o mesmo lugar em janelas diferentes do dia. Só descobre no embarque.

Quem pagou o quê

Dinheiro, PIX e transferência em abas ou aplicativos diferentes. Fechar o caixa da viagem vira garimpo.

Contrato e recibo na mão

Editar o modelo pra cada passageiro, imprimir, assinar em papel e depois procurar aquele PDF numa pasta de meses atrás.

A cobrança que ninguém lembra

A planilha não avisa quem está atrasado. Alguém precisa abrir o arquivo e lembrar de cobrar, toda semana, viagem por viagem.

O cliente que some entre viagens

A cada excursão nova, os dados do passageiro são digitados de novo. O histórico de quantas vezes ele já viajou com você se perde pelo caminho.

O passo seguinte

Quando fizer sentido sair da planilha

O OnWay nasceu pra fazer o que a planilha começa a não aguentar: poltrona, pagamento, contrato e o histórico do cliente numa única plataforma, sem esperar um arquivo abrir.

Veja todos os recursos

Gestão de viagens, ônibus, financeiro, documentos, CRM e portal do passageiro, tudo o que o OnWay reúne num só lugar.

Conhecer o OnWay →

Entenda a lógica do sistema

Como captação, demanda, decisão, viagem e fidelização formam um ciclo, e como a indicação fecha essa roda.

Ver como funciona →

Veja o passo a passo de cada tela

Da criação da viagem à lista de embarque, cadastro de passageiro e geração de contrato, com o operacional explicado.

Ler a documentação →

Dúvidas

Perguntas sobre planilha de controle de excursão

Que abas uma planilha de controle de excursão precisa ter?

No mínimo cinco: passageiros (nome, contato, documento), pagamentos (quem pagou o quê e quanto falta), poltronas (um passageiro por lugar, sem duplicar), custos (ônibus, hotel, guia, seguro, o que a operação gasta) e fechamento (o que entrou, o que saiu, a margem da viagem).

Como controlar pagamento de passageiro na planilha?

Uma linha por passageiro, com o valor total, o que já foi pago, a data de cada parcela e uma coluna de saldo devedor calculada por fórmula. O ponto fraco é a cobrança: a planilha não avisa sozinha quem está atrasado, alguém precisa abrir a aba e lembrar.

Como fazer mapa de poltronas no Excel ou Google Sheets?

Uma grade com o número de cada poltrona numa célula e o nome do passageiro alocado nela, travando a linha de quem já confirmou. Funciona numa excursão só. Com duas pessoas vendendo a mesma viagem ao mesmo tempo, o risco de vender a poltrona duas vezes sobe.

Quando a planilha de excursão para de dar conta?

Quando mais de uma pessoa mexe nela ao mesmo tempo, quando várias viagens rodam juntas, quando a cobrança depende de alguém lembrar, e quando o histórico do cliente se perde de uma planilha para outra a cada nova excursão.

O modelo de planilha é realmente grátis?

Sim. O download não pede cadastro nem e-mail, é um arquivo CSV pra abrir direto no Excel ou no Google Sheets e usar como quiser.

Preciso trocar a planilha por um sistema assim que a agência crescer?

Não existe um tamanho exato. O sinal é quando o tempo gasto corrigindo a planilha (poltrona errada, cobrança esquecida, contrato procurado numa pasta) passa a custar mais do que resolver de outro jeito.

Planilha de controle de excursão