Planilla de control de excursión: modelo gratis

Directo al punto

Qué debe tener una planilla de control de excursión

Una planilla de excursión que funciona de verdad tiene al menos cinco hojas: pasajeros (nombre, contacto, documento), pagos (quién pagó qué, cuándo, cuánto falta), asientos (el mapa del autobús, un nombre por lugar), costos (lo que la operación gasta en autobús, hotel, guía y seguro) y cierre (cuánto entró, cuánto salió, qué margen quedó en ese viaje).

Eso funciona bien mientras una sola persona cuida una excursión a la vez. El modelo que descargas en esta página ya viene con esas cinco hojas armadas, con fórmula de saldo pendiente por pasajero y conteo de asientos ocupados.

El problema rara vez es la planilla en sí; muchas agencias buenas funcionan años así. Es el momento en que más de una persona la edita al mismo tiempo, o cuando tres, cuatro excursiones corren juntas en la misma semana. De ese momento habla la segunda parte de esta página.

Para comparar

Lo que reemplaza la hoja de pendientes

En una planilla, saber quién debe todavía o quién está sin documento válido es abrir y revisar línea por línea. En OnWay esa revisión ya viene lista en la pantalla del viaje.

Panel del viaje

Cobros pendientes y documento faltante, ya separados

La pantalla de cada viaje muestra ocupación, monto recibido y lo que falta cobrar sin sumar nada a mano. Los pendientes, quién debe y quién está sin documento válido, aparecen destacados, con atajo para resolverlos en el momento.

Ocupación y monto recibido actualizados, sin fórmulas que mantener
Pendientes de cobro y de documento en un solo lugar
Atajos para agregar pasajero, registrar pago y costo

Detalle del viaje

Prototipo visual del panel del viaje, datos ficticios; no es una captura de la aplicación real.

Prototipo conceptual del panel del viaje; los datos y estados son ficticios, sin conexión con una reserva real.

Quiero ver esto en mi agencia

Paso a paso

Cómo armar tu planilla de excursión

Si vas a empezar de cero (o ajustar la que ya tienes), este es el orden que funciona.

1Hoja de pasajerosNombre completo, teléfono, CPF y fecha de nacimiento. Una línea por persona, sin mezclar viajes distintos en la misma hoja.

2Hoja de asientosUna grilla con el número de cada asiento y el nombre de quien lo ocupa. Bloquea la celda apenas se confirme la venta.

3Hoja de pagosValor total, cuotas, fechas y una columna de saldo pendiente calculada por fórmula, vinculada al nombre del pasajero.

4Hoja de costosAutobús, hotel, guía, seguro, peaje. Cada gasto con fecha y categoría, para saber a dónde va el dinero del viaje.

5Hoja de cierreSuma lo que entró en pagos, resta los costos y muestra el margen real de esa excursión, viaje por viaje.

La parte honesta

Dónde la planilla deja de alcanzar

No es falta de organización, es el formato que llega al límite. Son los mismos seis puntos, en prácticamente toda agencia que crece.

Dos personas, una planilla

Finanzas y ventas abren el mismo archivo al mismo tiempo. Uno guarda encima del otro, sin avisar.

El mismo asiento, dos ventas

Sin bloqueo en tiempo real, dos personas confirman el mismo lugar en momentos distintos del día. Solo se descubre en el embarque.

Quién pagó qué

Efectivo, PIX y transferencia en hojas o aplicaciones distintas. Cerrar la caja del viaje se vuelve una búsqueda.

Contrato y recibo en mano

Editar la plantilla para cada pasajero, imprimir, firmar en papel y después buscar ese PDF en una carpeta de hace meses.

El cobro que nadie recuerda

La planilla no avisa quién está atrasado. Alguien necesita abrir el archivo y acordarse de cobrar, todas las semanas, viaje por viaje.

El cliente que desaparece entre viajes

Con cada excursión nueva, los datos del pasajero se escriben de nuevo. El historial de cuántas veces ya viajó contigo se pierde en el camino.

El paso siguiente

Cuándo tiene sentido salir de la planilla

OnWay nació para hacer lo que la planilla empieza a no aguantar: asiento, pago, contrato e historial del cliente en una sola plataforma, sin esperar a que abra un archivo.

Ver todos los recursos

Gestión de viajes, autobuses, finanzas, documentos, CRM y portal del pasajero: todo lo que OnWay reúne en un solo lugar.

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Entiende la lógica del sistema

Cómo captación, demanda, decisión, viaje y fidelización forman un ciclo, y cómo el referido cierra ese círculo.

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Ver el paso a paso de cada pantalla

De la creación del viaje a la lista de embarque, el registro del pasajero y la generación del contrato, con la parte operativa explicada.

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Dudas

Preguntas sobre la planilla de control de excursión

¿Qué hojas debe tener una planilla de control de excursión?

Al menos cinco: pasajeros (nombre, contacto, documento), pagos (quién pagó qué y cuánto falta), asientos (un pasajero por lugar, sin duplicar), costos (autobús, hotel, guía, seguro, lo que la operación gasta) y cierre (lo que entró, lo que salió, el margen del viaje).

¿Cómo controlar el pago de un pasajero en la planilla?

Una línea por pasajero, con el valor total, lo que ya se pagó, la fecha de cada cuota y una columna de saldo pendiente calculada por fórmula. El punto débil es el cobro: la planilla no avisa sola quién está atrasado, alguien tiene que abrir la hoja y recordarlo.

¿Cómo hacer un mapa de asientos en Excel o Google Sheets?

Una grilla con el número de cada asiento en una celda y el nombre del pasajero asignado a ella, bloqueando la fila de quien ya confirmó. Funciona para una sola excursión. Con dos personas vendiendo el mismo viaje al mismo tiempo, el riesgo de vender el asiento dos veces sube.

¿Cuándo la planilla de excursión deja de alcanzar?

Cuando más de una persona la edita al mismo tiempo, cuando varios viajes corren juntos, cuando el cobro depende de que alguien recuerde y cuando el historial del cliente se pierde de una planilla a otra con cada excursión nueva.

¿El modelo de planilla es realmente gratis?

Sí. La descarga no pide registro ni correo; es un archivo CSV para abrir directo en Excel o Google Sheets y usarlo como quieras.

¿Tengo que cambiar la planilla por un sistema apenas crezca la agencia?

No existe un tamaño exacto. La señal es cuando el tiempo dedicado a corregir la planilla (asiento equivocado, cobro olvidado, contrato buscado en una carpeta) empieza a costar más que resolverlo de otra manera.

Planilla de control de excursión